この記事では、Notionの便利な使い方を解説します。Notionは、メモ、タスク管理、プロジェクト管理、ドキュメント作成といった複数の機能を一つにまとめた「オールインワンワークスペース」と呼ばれるツール。情報整理やナレッジ共有、タスク管理など、さまざまな用途で使える万能ツールとして知られています。世界中で数千万人規模のユーザーに利用されているNotionの活用方法を見てみましょう。
Notionは業務効率化に最適
Notionの便利な使い方としてもっとも有効なのは、業務の効率化です。従来はメモ帳、タスク管理アプリ、スケジュール帳などをそれぞれ別のアプリで使い分ける必要がありますよね。ところが、Notionを使えばそれらを一つに集約し、複数のアプリを行き来する手間を省くことができるんです。Web版、デスクトップ版、モバイル版が用意されており、パソコンでもスマートフォンでも同じ内容を確認・編集できますよ。
【初心者向け】Notionの使い方
それでは、初心者向けにNotionの便利な使い方を解説します。Notionの中心にあるのは「ページ」と「データベース」という2つの要素。ページには文章や画像、表、埋め込みコンテンツなどをブロック単位で自由に配置できます。自分にとって見やすいレイアウトでページを作れます。
一方でデータベースは、情報に構造を与える役割を持ち、同じデータをテーブル形式、カンバン形式、カレンダー形式、タイムライン形式など、目的に応じて異なる見た目で表示できます。ページとデータベースを相互にリンクさせ、情報がつながった状態を保てるんです。
アカウント登録とワークスペースの準備
Notionを使い始めるには、まず公式サイトかアプリからメールアドレスを登録し、アカウントを作成します。個人利用であれば無料プランでも十分な機能が使えるため、初めは無料プランから試すのがおすすめです。
アカウントを作成すると自動的に「ワークスペース」と呼ばれる自分専用の作業空間が用意されます。このワークスペースの中に、これから作成するすべてのページが格納されていきます。最初は既存のテンプレートが表示されるので、まずはそれらを開いて全体の雰囲気をつかんでみるとよいでしょう。
ページを作成して文章を書いてみる
Notionの便利な使い方は、左側のサイドバーにある「新規ページ」から始まります。ページを作成すると真っ白な画面が表示され、そこにタイトルと本文を入力していきます。文章を入力して改行するたびに新しい「ブロック」が生成されます。「/見出し」と入力すれば見出しブロックに、「/画像」と入力すれば画像を挿入するブロックに切り替わるので、まずはこのスラッシュコマンドに慣れることが、Notionを使いこなす第一歩になりますよ。
ブロックを並べ替える
作成したブロックは、マウスでカーソルを合わせると左側に表示される「六つの点」のアイコンをドラッグすることで、自由に並べ替えることができます。文章を書いた後に順番を入れ替えたい場合や、画像の位置を移動したい場合も、このドラッグ操作だけで完結します。
また、ブロックの左側にある「＋」アイコンをクリックすれば、任意の場所に新しいブロックを追加することも可能です。この操作に慣れると、あとから構成を調整する作業が格段に楽になりますよ。
データベースを作ってタスクを管理する
メモだけでなくタスク管理をしたい場合は、「/データベース」と入力してデータベースブロックを作成します。作成した直後はテーブル形式で表示されますが、画面上部の表示切り替えからカンバン形式やカレンダー形式に変更することも可能。それぞれの行にはタスク名だけでなく、担当者や期限、進捗状況といった項目を自由に追加できますよ。まずは簡単なToDoリストとしてデータベースを作り、日々のタスクを記録するところから始めてみると、Notionの便利さを実感できるでしょう。
テンプレートを活用して使い始める
1からページを作るのが難しく感じる場合は、Notionが用意しているテンプレートを活用するとよいでしょう。日記、家計簿、読書記録、プロジェクト管理など、目的別に多数のテンプレートが公開されており、気に入ったものをワンクリックで自分のワークスペースに取り込むことができます。取り込んだ後は内容を自由に編集できるため、テンプレートをベースに少しずつ自分好みにカスタマイズしていく方法が、初心者にとって最も挫折しにくいでしょう。
Notionを使うメリット
ここからは、Notionを使うメリットについて見てみましょう。Notionは、使い慣れるともう他のツールには戻れないというほど便利なツールです。さまざまな機能が集約されているので、Notionさえあれば普段のタスク管理や仕事もスムーズに進められるでしょう。特にユーザーが感じるメリットや、おすすめポイントをまとめてみました。Notionを活用する際の参考にしてみてください。
情報を一箇所に集約できる
Notion最大のメリットは、性質の異なる情報を一つのアプリの中にまとめて管理できることです。仕事の議事録やタスク一覧、個人的な読書記録、旅行計画、家計簿といった内容を、それぞれ別のページとして同じワークスペース内に保管できます。従来のようにメモ帳アプリ、タスク管理アプリ、スケジュール帳アプリを行き来する必要がなくなり、情報を探す手間や管理の手間を大きく減らすことができます。情報が一箇所に集まっていることで、後から見返す際の検索性も高まりますね！
参考：マイナビ
直感的に操作できる
Notionはドラッグ＆ドロップでブロックを並べ替えられるなど、専門知識がなくても直感的に操作できる設計になっています。加えて、あらかじめ用意された豊富なテンプレートを利用すれば、ゼロからページを作らなくても、目的に合った構成をすぐに使い始めることができます。近年はAI機能も強化されており、文章の要約や下書きの作成、情報の検索補助といった作業をアプリ内で完結できるようになっている点も、日々の作業効率を高めることができるでしょう。
複数名で共同作業できる
Notionは個人利用だけでなく、複数人での共同作業にも強みを持っています。1つのページを複数人が同時に編集できるため、会議の議事録をその場でまとめたり、プロジェクトの進捗をチーム全員でリアルタイムに確認したりすることができるんですよ。コメント機能を使って特定の箇所に意見を残すこともでき、メールやチャットを介さずにページ上でやり取りが完結する場面も。この共同編集のしやすさが、社内wikiやプロジェクト管理ツールとして選ばれる大きな理由になっています。
まとめ
Notionの便利な使い方を初心者向けに解説しました。Notionは初心者でも簡単に使い始めることができ、活用すればするほど「なくてはならないもの」になっていく便利なツールです。プライベートでも仕事でも、プロジェクトでも、さまざまな場面で活用してみてください。専門知識がなくても無料で始められるので、ぜひインストールしてみてはいかがでしょうか。
